Особенности составления и оформления распорядительных документов
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
По мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
организационные документы;
распорядительная документация;
информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
плановая документация;
отчетно-статистическая;
кадровая документация;
бухгалтерская документация.
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД классифицируется на три группы:
). организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
). распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
). информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
В своей работе я более подробно рассмотрела систему распорядительной документации.
Цель работы - рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.
Задачи работы:
. дать классификацию распорядительных документов;
. определить этапы подготовки распорядительных документов в зависимости от условий принятия решений;
. рассмотреть правила оформления распорядительных документов.
Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.
При изучении данного вопроса использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.
Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.
При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н.
Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами».
распорядительный документ составление
ТЕОРЕТИЧЕСКИК ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Понятие распорядительных документов, их роль в процессе управления
- Этапы подготовки и оформления распорядительных документов
- Регистрация и контроль за исполнением документов
- Общая характеристика деятельности Аппарата Мировых судей Учалинского района и г.Учалы
- Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.
- Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.
- Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.
- Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.
- Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.
- Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.
- Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.
- Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.
- Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.
- Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.
- Рекомендации по совершенствованию составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы