Основные понятия архивной деятельности. Функции и роль архива в структуре предприятия
Архив учреждения опирается на:
положение об архиве учреждения;
положение о центральном отраслевом архиве;
положение о центральном архиве министерства, ведомства;
положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве;
инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации;
должностные инструкции сотрудников архива.
Одной из функций архива организации является планирование.
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архивах учреждений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Различные направления работы распределяются между сотрудниками.
Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
При работе в архивах составляются планы.
Таблица 2 Особенности составления планов в архиве учреждения и в государственном архиве
|
Архив учреждения |
Государственный архив |
|
1. План работы архива учреждения на год; 2. Планы-графики приёма дел от источников комплектования архива; 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год; 4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей; 5. Отчет о выполнении годового плана архивом; 6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал); 7. Табель учета рабочего времени. |
1. План работы архива на год: ü план научно-исследовательской работы архива; ü план научно-издательской работы архива 2. План структурного подразделения архива на год; 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника; 4. Отчёт о выполнении плана за полугодие; 5.Отчёт о выполнении плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал; 6. Отчёт о выполнении работ сотрудников; 7. Табель учета рабочего времени работников архива. |
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы (программы) составляются на долговременный период - 5, 10. 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для:
1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
. для наиболее эффективного использования документов.
При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)
При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив организации проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности является обязательным.