Основные понятия архивной деятельности. Функции и роль архива в структуре предприятия

Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации

научно-технический архив

аудиовизуальный архив

архив документации на электронных носителях.

Основными задачами архива организации являются:

) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

) учет и обеспечение сохранности документов;

) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

) использование хранящихся в архиве документов;

) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

) ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

) принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

) участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов - утрату и несанкционированное уничтожение документов - необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты.